Hướng dẫn sử dụng phần CRM hiệu quả

Phần mềm quản lý chăm sóc các mối quan hệ với khách hàng sẽ tạo được sự tin tưởng tuyệt đối từ khách hàng, đồng thời sẽ giữ chân được các khách hàng trung thành với doanh nghiệp, từ đó sẽ tăng khả năng hợp tác của khách hàng với doanh nghiệp. Tuy nhiên, phần mềm CRM có mang lại được những hiệu quả này cho doanh nghiệp hay không doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm này đúng cách. Phần mềm CRM sẽ có hai mặt của nó, nếu bạn sử dụng đúng cách bạn sẽ nhận lại được thành công khi ứng dụng, ngược lại nếu bạn không phát huy được các tính năng có sẵn trong phần mềm vào doanh nghiệp của bạn thì sẽ gây ra lãng phí. Sau đây chúng tôi xin hướng dẫn một số cách sử dụng phần mềm để đạt hiệu quả:

1. Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm  

Để doanh nghiệp triển khai CRM đạt hiệu quả cao thì việc đào tạo nhân viên sử dụng CRM là một trong những bước quan trọng cho việc bạn có triển khai phần mềm CRM thành công hay không. Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp chưa biết cách đào tạo nhân viên sử dụng CRM nên trong quá trình sử dụng CRM họ chưa hiểu rõ phần mềm hoạt động như thế nào và chưa biết cách sử dụng hiệu quả phần mềm đang dùng.

Để nhân viên thực sự hiểu phần mềm và biết được cách sử dụng hệ thống đúng, bạn nên có những buổi đào tạo thường xuyên về các tính năng của phần mềm.Tuy nhiên việc đào tạo nhân viên cũng mất rất nhiều thời gian nên tốt hơn hết bạn nên chọn một vài nhân viên có kiến thức về công nghệ cũng như có sự yêu thích về phần mềm để đào tạo một cách chuyên sâu. Như vậy, bạn sẽ không phải đào tạo với toàn bộ nhân viên mà chính những người bạn đào tạo sẽ hướng dẫn lại cho các nhân viên khác của doanh nghiệp bạn.
 

2. Tích hợp CRM với các công nghệ mới

Một phần mềm quản lí khách hàng thành công là phần mềm có tích hợp với các công nghệ mới nhất hiện nay. Người lãnh đạo doanh nghiệp nên tận dụng lợi thế này để có thể đầu tư vào các hệ thống công cụ hữu ích khác tích hợp vào phần mềm CRM để sử dụng nó hiệu quả nhất. Phần mềm tích hợp nhiều công nghệ mới, sẽ hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng dễ dàng, hiệu quả và cho các số liệu chính xác nhất.

Ví dụ như có một số phần mềm CRM trong chiến lược Marketing có tích hợp một số công cụ như Email Marketing, SMS Marketing… hỗ trợ các doanh nghiệp chăm sóc khách hàng tốt hơn.

3. Hướng tới dữ liệu Up – To – Date

Dữ liệu là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong quản lí và chăm sóc khách hàng, tuy nhiên để dữ liệu của bạn đuổi kịp với thời gian cũng là một khó khăn. Hàng năm, số dữ liệu lên tới 2,5 tỷ Gigabite được tạo ra và tất nhiên với mỗi doanh nghiệp khi thêm dữ liệu mới thì việc cập nhật và thay đổi dữ liệu là việc chắc chắn.

Nếu sử dụng một phần mềm CRM đã cũ và lỗi thời, dữ liệu không còn chính xác thì việc bạn sử dụng nó cũng chả còn giúp gì được. Các dữ liệu bị trùng lặp, email không sử dụng, số điện thoại bị sai, và một loạt các sự cố khác khiến bạn khó khăn trong việc sử dụng phần mềm CRM. Dẫn đến quá trình chăm sóc khách hàng trì trệ và một loạt khó khăn khác nữa. Chính vì vậy, trong các mối tương tác nhân viên luôn cập nhật thông tin của khách hàng để hệ thống lưu trữ dữ liệu được đầy đủ và chính xác.

4. Ứng dụng công nghệ điện toán đám mây

Hiện nay, các đơn vị triển khai phần mềm CRM đều áp dụng công nghệ điện toán đám mây vào phần mềm của mình. Nhờ đó, người sử dụng phần mềm dễ dàng truy cập vào tài khoản của mình và làm việc dù ở đâu hay lúc nào chỉ cần có internet. Tính năng này của phần mềm cũng đáp ứng phần nào việc sử dụng cho nhân viên trong thời  đại công nghệ phát triển con người luôn bận rộn.
 

5. Cập nhật thông tin trên mạng xã hội

Hiện nay, đang trong thời kì công nghệ vô cùng phát triển, đặc biệt là các ứng dụng mạng xã hội được rất nhiều người biết đến và sử dụng, nó giúp con người có thể tìm kiếm thông tin một cách chính xác và nhanh nhất. Bạn dễ dàng tìm thấy thông tin của khách hàng hay đối tượng nào đó trên các ứng dụng mạng xã hội. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ cập nhật dữ liệu về phần mềm CRM của mình một cách đầy đủ nhất.