Bí quyết khiến nhân viên yêu thích phần mềm CRM

Doanh nghiệp bạn đã triển khai phần mềm CRM nhưng chưa thực sự hiệu quả cao? Nguyên nhân là do nhân viên trong doanh nghiệp bạn chưa thực sự hiểu rõ cách thức hoạt động của phần mềm CRM và chưa tận dụng phát huy sức mạnh của hệ thống CRM. Để CRM thực sự hiệu quả thì doanh nghiệp phải tạo sự yêu thích sử dụng phần mềm ở nhân viên, khiến cho việc sử dụng phần mềm không còn là công việc bắt buộc với họ.

Sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn 6 phương pháp khiến cho nhân viên sử dụng CRM và coi nó như một phần cuộc sống của họ:

1. Đào tạo nhân viên ngay từ bước đầu cài đặt

Con người luôn muốn một thứ gì ổn định và họ không muốn thay chúng, đó cũng là nguyên nhân khiến CRM vẫn còn lạ lẫm và tạo nhiều lo lắng cũng như nghi vấn với nhân viên.

Nếu bạn có thể giải đáp những nghi vấn thắc mắc của họ thì bạn đã phần nào thành công rồi đấy. Hãy làm cho tất cả nhân viên sử dụng phần mềm tìm hiểu hệ thống ngay lúc bắt đầu cài đặt. Bạn cũng nên có những buổi đào tạo nhân viên cho họ thực sự hiểu phần mềm sâu hơn và hãy lắng nghe, giải đáp những thắc mắc mà họ gặp phải trong quá trình sử dụng phần mềm. Bạn phải nhớ rằng người sử dụng và gắn bó với phần mềm CRM chính là những nhân viên trong công ty, việc tạo cho họ những bước đi đầu tiên khi sử dụng là vô cùng quan trọng.

2. Cử người đại diện hướng dẫn sử dụng CRM

Chỉ định một người trong công ty làm đại diện hướng dẫn sử dụng CRM. Người này sẽ làm nhiệm vụ hướng dẫn cách sử dụng phần mềm CRM cho các nhân viên khác, đảm bảo chất lượng dữ liệu, giải đáp các thắc mắc và xử lí sự cố nếu có vấn đề. Người quản trị hệ thống CRM phải là một chuyên gia về hệ thống của bạn, hơn nữa họ phải có đủ tiếng nói trong công ty của bạn để có thể triển khai những hoạt động cần thiết.

3. Tạo bộ hướng dẫn sử dụng phần mềm theo chuẩn chung

Để mọi hoạt động trên hệ thống CRM theo một quy trình chung, doanh nghiệp cần có ban hướng dẫn sử dụng phần mềm chi tiết cho nhân viên, giúp họ dễ hình dung công việc mình cần làm và hiểu rõ các thao tác trên phần mềm để hoạt động của phần mềm đạt hiệu quả. Bạn cũng nên thường xuyên cập nhật và thay đổi bản hướng dẫn phù hợp với hệ thống khi có sự nâng cấp hay sửa đổi hệ thống để nhân viên kịp thời nắm bắt.

4. Đảm bảo hệ thống dễ sử dụng

Phần mềm CRM giúp cho công việc của nhân viên trở nên dễ dàng hơn chứ không phải là làm nó trở nên khó khăn hơn. Do đó, bạn là người quản lí doanh nghiệp thì nên lựa chọn phần mềm CRM phù hợp với quy trình của doanh nghiệp và dễ sử dụng. Tâm lí chung của người dùng phần mềm CRM thường sẽ không thích những giao diện phức tạp và thừa các chức năng không dùng đến khiến rối phần mềm.

5. Đào tạo nhân viên cách sử dụng

Doanh nghiệp cũng nên chú ý đến việc mở các buổi đào tạo cách sử dụng cho nhân viên của mình. Hãy hướng dẫn cho họ cách sử dụng một cách chi tiết, đầy đủ và trong buổi đào tạo nếu họ có thắc mắc gì khi sử dụng phần mềm cũng có thể giải đáp trực tiếp.

Hãy nhớ rằng một giải pháp phần mềm CRM gồm nhiều tính năng và sẽ rất khó để học tất cả trong một lần. Vì vậy, những buổi huấn luyện ngắn và thường xuyên sẽ hiệu quả hơn so với chỉ một buổi tập huấn dài. Hãy đưa ra những chương trình đào tạo giống nhau lặp lại nhiều lần, để khi người học muốn, họ có thể quay lại nghiên cứu kĩ hơn và hãy cho họ thực hành sử dụng phần mềm để họ tự trải nghiệm những gì mà họ học được. Như vậy, việc sử dụng phần mềm CRM trong công ty bạn sẽ ngày càng hiệu quả.

6. Động viên tinh thần bằng cách trao thưởng

Hãy thường xuyên theo dõi cách nhân viên của bạn sử dụng CRM và trao thưởng cho những nhân viên sử dụng xuất sắc. Phần thưởng là một cách tuyệt vời để tạo động lực cho nhân viên sử dụng CRM đúng đắn nhất. Việc trao thuwỏng cũng sẽ tác động tích cực để khuyến khích những nhân viên khác cùng cố gắng học phần mềm.

Quyết định triển khai CRM cho doanah nghiệp bạn là vô cùng chính xác, tuy nhiên kết quả nó mang lại cho doanh nghiệp bạn có thực sự mang lại hiệu quả như bạn mong đợi hay không còn phụ thuộc vào cách sử dụng phần mềm CRM của doanh nghiệp bạn. Chúc các bạn thành công!